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【請求書発行の仕方からメールの書き方に保存期間まで】フリーランスが覚えるべき請求書のすべて

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フリーランスのWEB制作で食べている(@HEBOCHANS)です。

今回は「請求書の発行の仕方」から「ファイル名の付け方」、そして先方への「メールの書き方」「保存期間」まで、フリーランスが覚えるべき「請求書のすべて」についてです。

TOTO

クライアント役やります。

GIGLIO

フリーランス役やります。

この記事は以下のような方にオススメです。

  • 請求書の発行の仕方が分からない。
  • ファイル名の付け方が分からない。
  • メールの書き方が分からない。
  • 請求書の保存期間が分からない。

請求書の発行はMISOCAがカンタン




「1分で作成できる!」

という会計ソフトで有名な弥生会計オンラインが運営するサービスです。

僕もお世話になってますが、ホントに一瞬で請求書が完成するのでオススメです。

以下、請求書の作成から保存までの全フローをまとめました。

 無料登録する

右上の「無料で始める」 > 「無料プラン」「登録して試してみる」をクリック。

「メールアドレス(弥生ID)」「パスワード」を登録。

*Twitter/Facebookのアカウントからでもログイン可。

無料プランでできること
  • 月間請求書作成 5通まで
  • 見積書作成 無制限
  • 納品書作成 無制限
  • 取引先登録 無制限

駆け出しフリーランスはとりあえず月5通発行できれば充分じゃないでしょうか。

 請求書を新しく作る

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右上の「請求書を新しく作る」をクリックすると新規作成画面になります。

上の画像のように項目を埋めていくだけです。

「請求先」「請求元情報」「お振込先」は保存できるので毎回入力する必要はありません。

「ロゴ (社名や屋号)」「印影 (印鑑のデータ)」も画像をアップロードすることで表示できます。(基本的に請求書に印鑑は不要です。)

クライアントにあらかじめ「締め日」と「支払い日」を聞いておき、その「支払い日」を「お支払い期限」に設定すれば良いでしょう。

「保存する」をクリックすれば完了です。(後から編集も可)

*すでに「消費税10%」や「軽減8%」にも対応しています。

  • 税別か税込か
  • 振込手数料はどちらが負担するか
  • 会社名・担当者名は間違っていないか
  • 件名や品名は相手にとって分かりやすいか

 発行の前に

右上の「設定」 > 「アカウント情報」 > 「追加機能設定」にある

「Misocaロゴの非表示」を有効にしましょう。

これで請求書の右下にデフォルトでは表示されるMisocaロゴが消えます。

無料プランでもロゴが消せるなんて凄いですね。

 請求書の発行はPDFで

もちろんクライアント次第ですが、PDFをメールやチャットツールで送るのが体感では一番多いです。

「発行」 > 「PDFダウンロード」

デフォルトではこんな感じで発行されます。(テンプレートは全13種あります。)

ちなみに「1通160円+税」で紙の請求書を郵送してくれる発送代行サービスもあります。(印刷代・切手代込み)

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 他にも嬉しい機能が

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請求書を送ったら「未請求」「請求済」

入金されたら「未入金」「入金済」

に変えられるボタンが一覧についていて便利です。

他にも「社内メモ」という請求書には記載されないメモで、請求書ごとに管理できます。

ファイル名の付け方

MisocaでPDFをダウンロードするとデフォルトでは「20190830-001.pdf」となっています。

これでは相手にとっても分かりにくいですし、こちらも管理しずらいので、送信する前にファイル名を変えましょう。

特に命名規則は決まっていないと思いますが、以下のように「請求書であること」「請求先」「件名 (品名)」「請求年月」が分かれば順番は何でもOKです。

自分の中でルールを決めて時短を心がけましょう。

御請求書_HEBOCHANSホールディングス御中_LP制作_201908.pdf

メールの書き方 (テンプレをコピペでOK)

件名: 【請求書送付のご案内】 HEBOCHANSホールディングス TOTO様

HEBOCHANSホールディングス
TOTO様

お世話になっております。

「LP制作」の件について、添付にて請求書をご送付させて頂きます。
ご査収の上、請求書記載のお振込先に9月10日までにお振込み頂くようお願い申し上げます。

添付ファイル:御請求書_HEBOCHANSホールディングス御中_LP制作_201908.pdf
請求番号:20190830-001
請求金額:64,800円
支払期限:2019年08月30日

ご不明点等ありましたらお問い合わせください。
今後ともよろしくお願いいたします。

—————————-
GIGLIO
TEL:000-1111-2222
MAIL:mail@gmail.com

請求書の保存期間

「7年間保管しておいたら安心、10年保存したらベスト。」だそうです。

「請求書」フォルダに「請求先別」でpdfを保管しておきましょう。

まとめ

  1. 請求書はMISOCAでpdf形式で発行する。
  2. ファイル名を変えてからメールで送る。
  3. メールの書き方はテンプレをコピペしよう。
  4. 請求書の保存期間は10年がベスト。

その他の請求書発行サービス

「弥生会計オンライン」と並んでクラウド会計ソフトの3強である、以下2つの会計サービスも紹介しておきます。

「見積書/納品書/請求書の作成だけ」を切り出したMISOCAと違って、クラウド会計サービスの一つとして請求書の作成が可能です。

どちらも30日間のお試し期間があります。

 MoneyForward

月額/980円〜 (年一括払い) 1280円〜 (月払い)

 freee

月額/1980円〜(年一括払い) 2380円〜 (月払い)

おわり

「フリーランスが覚えるべき請求書のすべて」をまとめました。

フリーランスは時短が命なので、使うサービスやファイルの命名規則、メールのテンプレを自分なりに決めておいてはいかがでしょうか?

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