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【フリーランスの請求書のすべて】発行・メールの書き方・保存期間

2019年8月31日

【フリーランスの請求書のすべて】発行・メールの書き方・保存期間

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フリーランスのWEB制作で食べている(@HEBOCHANS)です。

今回は「請求書の発行の仕方」から「ファイル名の付け方」、そして先方への「メールの書き方」に「保存期間」まで、フリーランスが覚えるべき「請求書のすべて」についてです。

TOTO
TOTO
クライアント役やります。
GIGLIO
GIGLIO
フリーランス役やります。

この記事はこんな人にオススメ

  • 請求書の発行の仕方が分からない
  • ファイル名の付け方が分からない
  • メールの書き方が分からない
  • 請求書の保存期間が分からない

【無料】請求書の発行はMISOCAがカンタン


MISOCA

MISOCA

「1分で作成できる!」

という会計ソフトで有名な弥生会計オンラインが運営するサービスです。

僕もお世話になってますが、ホントに一瞬で請求書が完成するのでオススメです。

以下に請求書の作成から保存までの全フローをまとめました。

MISOCAに無料登録する

「無料で始める」 › 「無料プラン」の「登録して試してみる」

右上にある「無料で始める」から登録しましょう。

「メールアドレス(弥生ID)」と「パスワード」を登録するだけでOKです。

※Twitter/Facebookのアカウントからでもログイン可能になります。

無料プランでできること

  • 月間請求書作成 5通まで
  • 見積書作成 無制限
  • 納品書作成 無制限
  • 取引先登録 無制限

駆け出しフリーランスはとりあえず月5通発行できれば充分ですよね。

MISOCAで請求書を新しく作る

MISOCAの請求書の新規作成画面

右上の「請求書を新しく作る」をクリックすると新規作成画面になります。

上の画像のように項目を埋めていくだけです。

「請求先」「請求元情報」「お振込先」は保存できるので毎回入力する必要はありません。

「ロゴ(社名や屋号)」や「印影(印鑑のデータ)」も画像をアップロードすることで表示できます(基本的に請求書に印鑑は不要です)。

クライアントにあらかじめ「締め日」と「支払い日」を聞いておき、その「支払い日」を「お支払い期限」に設定すれば良いでしょう。

「保存する」をクリックすれば完了です(後から編集できます)。

※すでに「消費税10%」や「軽減8%」にも対応しています。

請求書発行前の注意点

  • 税別か税込か
  • 振込手数料はどちらが負担するか
  • 会社名・担当者名は間違っていないか
  • 件名や品名は相手にとって分かりやすいか

請求書発行の前にMisocaロゴを消す

「設定」 › 「アカウント情報」 › 「追加機能設定」 › 「Misocaロゴの非表示」

右上にある「設定」から「Misocaロゴの非表示」を有効にしましょう。

これで請求書の右下にデフォルトでは表示されるMisocaロゴが消えます。

無料プランでもロゴが消せるなんて凄いですよね。

請求書の発行はPDFファイルで

もちろんクライアント次第ですが、PDFをメールやチャットツールで送るのが体感では一番多いです。

「発行」 › 「PDFダウンロード」

デフォルトでは以下のように発行されます(テンプレートは全13種あります)。

MISOCAの請求書

ちなみに「1通160円+税」で紙の請求書を郵送してくれる発送代行サービスもあります(印刷代・切手代込み)。

MISOCAには他にも嬉しい機能があります

MISOCAの請求書の管理画面

  • 請求書を送ったら「未請求」 → 「請求済」
  • 入金されたら「未入金」 → 「入金済」

に変えられるボタンが一覧についていて便利です。

他にも「社内メモ」という請求書には記載されないメモで、請求書ごとに管理できます。

請求書のファイル名の付け方

MisocaでPDFをダウンロードするとデフォルトでは「20190830-001.pdf」となっています。

これでは相手にとっても分かりにくいですし、こちらも管理しずらいので、送信する前にファイル名を変えましょう。

特に命名規則は決まってませんが、以下のように「請求書であること」「請求先」「件名(品名)」「請求年月」が分かれば順番は何でもOKです。

自分の中でルールを決めて時短を心がけましょう。

御請求書_HEBOCHANSホールディングス御中_LP制作_201908.pdf

請求書送付「メール」の書き方【テンプレをコピペでOK】

件名:【請求書送付のご案内】 HEBOCHANSホールディングス TOTO様

HEBOCHANSホールディングス
TOTO様

お世話になっております。

「LP制作」の件について、添付にて請求書をご送付させて頂きます。
ご査収の上、請求書記載のお振込先に9月10日までにお振込み頂くようお願い申し上げます。

添付ファイル:御請求書_HEBOCHANSホールディングス御中_LP制作_201908.pdf
請求番号:20190830-001
請求金額:64,800円
支払期限:2019年09月10日

ご不明点等ありましたらお問い合わせください。
今後ともよろしくお願いいたします。

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GIGLIO
TEL:000-1111-2222
MAIL:mail@gmail.com

請求書の保存期間

「7年間保管しておいたら安心、10年保存したらベスト。」だそうです。

「請求書」フォルダに「請求先別」でpdfを保管しておきましょう。

まとめ:請求書は無料のMISOCAで時短しよう!

  • ①:請求書はMISOCAでpdf形式で発行する
  • ②:ファイル名を変えてからメールで送る
  • ③:メールの書き方はテンプレをコピペしよう
  • ④:請求書の保存期間は10年がベスト

「フリーランスが覚えるべき請求書のすべて」をまとめました。

フリーランスは時短が命なので、使うサービスやファイルの命名規則、メールのテンプレを自分なりに決めておいてはいかがでしょうか?

» 無料でMISOCAを始める


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